Mag het ietsje meer zijn?

Vorige week gaf ik een training ‘commercieel schrijven’ aan accountmanagers. Centraal in deze training stond het vastleggen van klantgesprekken. Niet direct het favoriete onderwerp van iedere accountmanager, adviseur of projectmanager.

Zonder veel moeite verkoopt ook de kaasboer je ietsje meer.

De meeste commerciële mensen kunnen overtuigend presenteren tijdens bijeenkomsten met hun opdrachtgevers. Maar het vastleggen van de besprekingen is een ander verhaal. Veel van het enthousiasme en de verkoopkracht raakt verloren als de uitkomst en afspraken ‘op papier’ gezet worden. Wat overblijft is dan een opsomming van de gespreksonderwerpen en eventueel een actielijst. Zonde!! Want net zo makkelijk als de kaasboer jou een onsje meer verkoopt, maak jij van een verslag een krachtig commercieel instrument.

Wat je schrijft dat blijft.
En daarom moet een gespreksverslag minstens zo goed zijn als de bespreking zelf. Maak er iets méér van, want overtuigend adviseren of verkopen kun je voortzetten in je verslag. Met iets meer moeite (je moet tenslotte toch die afspraken vastleggen) en onderstaande tips maak je een verslag dat helder geschreven is, de opdrachtgever vertrouwen geeft, duidelijke acties en voortgang weergeeft en bovendien helpt om kansen en vervolgopdrachten vast te leggen.

7 concrete tips om van je gespreksverslag een krachtig commercieel instrument te maken:

1. Een goed verslag begint met een goede voorbereiding.
Bereid je voor: als je weet wat je tijdens de bijeenkomst wilt bereiken dan weet je ook wat je wilt vastleggen. Mocht er discussie ontstaan of het gesprek een andere wending nemen dan is dat niet erg. Je maakt rustig aantekeningen en bepaalt later wat nou werkelijk relevant bleek. Een agenda die je vooraf afstemt met de opdrachtgever helpt natuurlijk om vanuit hetzelfde vertrekpunt de bespreking in te gaan. Doe je de bespreking samen met collega’s, spreek dan van te voren af wie de aantekeningen maakt en dus het verslag.

2.  Maak geen uitgebreide notulen, beperk je tot de grote lijn. 
Ook al duurt een gesprek lang, worden er veel ideeën gelanceerd of heftige discussies gevoerd: het gaat om het resultaat. Maak uitgebreid aantekeningen maar leg uiteindelijk in het verslag alleen vast wat bijdraagt aan het doel en de uitkomst van de bespreking. Laat discussies die gevoerd zijn of praktijkvoorbeelden achterwege. Ook is het oninteressant wie nou precies wat gezegd heeft, het gaat om wat je als groep aanwezigen met elkaar bereikt: de voortgang dus.

3. Wees objectief en zeker ook positief. 
Leg geen uitspraken vast die sterk geladen zijn, zoals: “De opdrachtgever keurt het voorstel af”. Veel beter is: “ Wij passen het voorstel aan op de volgende onderdelen:”. Hierbij is de achterliggende gedachte dat je niet met zekerheid weet wie het verslag leest en op welk moment. Mensen die niet bij de bijeenkomst aanwezig waren, kennen de context niet en kunnen verkeerde conclusies trekken of nadelige beslissingen nemen. Beschrijf dus geen problemen zonder ook de oplossing(srichting) te noemen. Daarmee laat je zien dat je onder alle omstandigheden controle op het proces houdt. 

4.  Focus op de voortgang: sluit elk onderwerp af met een actiepunt.
Wees er als ‘verslaglegger’ alert op dat bij elk onderwerp een conclusie hoort en bij voorkeur ook een actiepunt. Anders wordt er vergaderd om te vergaderen en dat kan niet de bedoeling zijn. Je wilt door, voortgang dus!! Ook als jij niet verantwoordelijk bent voor het verloop van de vergadering, kun je wel vanuit je rol als verslaglegger bijsturen. Bijvoorbeeld door te vragen: “wat kan ik bij dit onderwerp als conclusie opschrijven?” Zorg ervoor dat de afspraak duidelijk wordt vastgelegd: voorzien van een eigenaar en deadline.  Bedenk daarbij dat hoe meer actiepunten je bij jezelf houdt, hoe makkelijker het is om controle te houden en initiatieven te nemen. Aan de andere kant: wil je maximale betrokkenheid van je gesprekspartners, dan is het verstandig om de actiepunten te verdelen. Net waar de situatie om vraagt dus.

5.  Neem een optie ‘kopie aan’ op in de aanwezigheidslijst. 
Begin je verslag met een aanwezigheidslijst van de deelnemers: check de correcte spelling van de namen en zorg dat je alle contactgegevens hebt. Vraag ook welke andere collega’s/meelezers bij de opdrachtgever een kopie van het verslag willen ontvangen. Het is een kans om in contact te komen met de leidinggevenden van jouw gesprekspartners. Bijvoorbeeld door ze in een persoonlijk mailtje met een korte toelichting het verslag toe te sturen. Daarmee maak je jezelf breder bekend binnen de organisatie van je opdrachtgever. En kun je meer mensen laten zien hoe effectief jij adviseert, communiceert of een project begeleidt.

6. Wees alert op verkoopsignalen en leg ze vast in het verslag.
Het zijn vaak terloopse uitspraken van de opdrachtgever als “daar lopen we wel vaker tegen aan”, “daar moeten we volgende maand wel iets mee” of “daar is een collega van mij mee bezig’. Ze gaan dan ook vaak verloren in het gesprek. Maar als je alert bent op deze spontane signalen en ze vastlegt in het verslag, dan je kan ze later gebruiken als kapstok voor een nieuwe opdracht. Bijvoorbeeld door te vragen of je een vrijblijvend een voorstel mag doen of de betreffende collega mag benaderen.

7. Tot slot: het nut van de begeleidende email.
Stuur het verslag per mail naar de opdrachtgever en vraag in het begeleidende schrijven om feedback. Eventuele onduidelijke afspraken of verschillende interpretaties worden hierdoor als nog helder. Dat voorkomt onnodig tijdverlies of andere problemen tijdens uitvoering! Het is bovendien een kans om wat in het gesprek niet gelukt is alsnog in de mail toe te voegen. Bijvoorbeeld dat aanbod voor een vrijblijvend voorstel of de vraag om een introductie bij een andere afdeling.

Het is leuker als je ziet dat het werkt!
Probeer de tips eens toe te passen bij een volgend verslag dat je moet schrijven, je zult zien dat het werkt! En als je begrijpt waarom het belangrijk is en wat je ermee bereikt, is het ook leuker om te doen. Volgende keer de taaltechnische kant: hoe schrijf je dan zo’n krachtig en helder verslag?