Heldere tekst? Hou het simpel!

Een goede leesbare tekst begint met helder taalgebruik. Dat geldt dus ook voor het gespreksverslag. Eerder schreef ik over wat een gespreksverslag nou eigenlijk bijdraagt aan je zakelijke successen, daar kun je hier meer over lezen. Ben je al overtuigd? Dan wordt het tijd voor deel twee: hoe schrijf ik zo’n helder en krachtig gespreksverslag? Onderstaand een aantal tips die als volgt zijn samen te vatten: hou het SIMPEL!! Dat geldt zowel voor de opbouw van je verslag, de zinsconstructies en het woordgebruik. Daar gaan we:

Heldere tekst!  (op een terras in Zwijndrecht)

Stap 1: Zet de structuur van je verslag op.
Deze bestaat uit de volgende onderdelen: inleiding (waarin je het doel van de bijeenkomst beschrijft) - de besproken onderwerpen (deze krijgen elk een eigen kopregel) - afsluiting (bij voorkeur in de vorm van een vervolgafspraak). Als er veel acties besproken zijn, is het handig om een aparte actielijst toe te voegen. Let op dat je per actiepunt een eigenaar en deadline vastlegt.

Stap 2: Voeg per kopje de relevante informatie toe.
In dit stadium gaat het vooral om het ‘verdelen’ van je aantekeningen. Welke informatie hoort bij welk onderwerp? Is dat daadwerkelijk relevant? Het helpt enorm als je tijdens het maken van je aantekeningen al structuur hebt aangebracht, bijvoorbeeld door in de kantlijn acties, opsommingstekens of verbanden aan te geven.

Stap 3: Maak de tekst leesbaar.
Hou het simpel: maak korte zinnen met een simpele grammaticale constructie. Een eenvoudige zinsopbouw ziet er als volgt uit: onderwerp-persoonsvorm-tijd-manier-plaats-overige werkwoorden. De Nederlandse taal is qua grammatica niet de makkelijkste en een uitgebreide verhandeling over de plaats van het lijdend voorwerp gaat hier te ver. Wil je er toch meer over weten dan vind je hier nuttige informatie. 

Gebruik daarnaast zo weinig mogelijk werkwoordsvormen in een zin. Dus niet: ‘het programma zal worden afgesloten’ maar ‘we sluiten het programma af’. Hoe minder woorden als ‘kunnen, willen, zullen, worden en zijn’ in het werkwoordelijk gezegde, hoe actiever je schrijfstijl is! En dat leest veel prettiger.

Stap 4: Controleer je woordgebruik. 
Ook hier geldt: hoe eenvoudiger hoe beter. Het gebruik van moeilijke of interessante woorden maakt de tekst vaak onleesbaar. Gebruik dus ook geen vaktermen, tenzij je zeker weet dat de lezer precies weet wat je bedoelt. Een echte vakman is in staat om het betreffende onderwerp in begrijpelijke taal aan anderen uit te leggen.

Wees alert op uitdrukkingen die populair zijn in spreektaal maar die in een tekst vreemd overkomen. Zo kwam ik tijdens het redigeren de volgende zinnen tegen: ‘deze computer heeft een snelle processor aan boord’ en ‘de gebruiker dient zich eerst in te lezen’ of ‘de omzet zit in de lift’. Je begrijpt hier wel wat er wordt bedoeld, maar het klopt niet en soms is het zelfs lachwekkend. Japke-d Bouma heeft op Twitter een wekelijks item over dit soort #jeukwoorden.

Controleer ook of je schrijfstijl niet onnodig formeel is. Dat wordt vaak versterkt door het gebruik van ouderwetse woorden zoals ‘bewerkstellingen’ (er voor zorgen) of ‘trachten’ (proberen). Een lijst met suggesties voor vervangende begrijpelijke woorden vind je hier.

Voor vragen op woordniveau vind ik http://www.onzetaal.nl/taaladvies een handige site. Je vindt er duidelijke voorbeelden over bijvoorbeeld de schrijfwijze van getallen en de schrijfwijze van Engelse woorden zoals liken – ik heb je bericht geliket en taggen – tagde – getagd.

Stap 5: Kies de juiste toon
De toonzetting van je verslag is natuurlijk afhankelijk van de lezer (doelgroep). Als het om een zakelijk gespreksverslag gaat, zoek dan naar een goede balans tussen zelfverzekerdheid en servicegericht zijn. Maak duidelijk dat je de wensen van de opdrachtgever begrijpt en wees tegelijkertijd overtuigd van de mogelijkheden die jij (en jouw collega’s) te bieden hebben. Niet teveel voorzichtige woorden gebruiken als ‘misschien’, ‘eventueel’ of ‘waarschijnlijk’. Laat niet merken als je zelf nog twijfels hebt, tenslotte schrijf je vaak uit naam van het bedrijf en als team kan je meer dan in je eentje! Daarnaast geldt dat als je een actieve schrijfstijl gebruikt (zie punt 3) je eigenlijk automatisch een zelfverzekerde indruk maakt.

Stap 6: Lees je tekst hardop na. Door hardop voor te lezen hoor je het ritme van de tekst en kan je bepalen of de tekst lekker ‘loopt’. Bovendien merk je gelijk of er nog woorden ontbreken of juist dubbel staan en waar bijvoorbeeld een leesteken nodig is. Nog een laatste tip: laat het verslag nalezen door een collega of iemand anders die niet bij het gesprek aanwezig is geweest. Het is makkelijker om een fout in de tekst van een ander te zien dan in die van jezelf. Bovendien heb je gelijk een controle op de begrijpelijkheid van de tekst.

Veel succes! En als je nog aanvullende tips hebt voor het schrijven van een helder gespreksverslag, dan hoor ik die graag. 

Mag het ietsje meer zijn?

Vorige week gaf ik een training ‘commercieel schrijven’ aan accountmanagers. Centraal in deze training stond het vastleggen van klantgesprekken. Niet direct het favoriete onderwerp van iedere accountmanager, adviseur of projectmanager.

Zonder veel moeite verkoopt ook de kaasboer je ietsje meer.

De meeste commerciële mensen kunnen overtuigend presenteren tijdens bijeenkomsten met hun opdrachtgevers. Maar het vastleggen van de besprekingen is een ander verhaal. Veel van het enthousiasme en de verkoopkracht raakt verloren als de uitkomst en afspraken ‘op papier’ gezet worden. Wat overblijft is dan een opsomming van de gespreksonderwerpen en eventueel een actielijst. Zonde!! Want net zo makkelijk als de kaasboer jou een onsje meer verkoopt, maak jij van een verslag een krachtig commercieel instrument.

Wat je schrijft dat blijft.
En daarom moet een gespreksverslag minstens zo goed zijn als de bespreking zelf. Maak er iets méér van, want overtuigend adviseren of verkopen kun je voortzetten in je verslag. Met iets meer moeite (je moet tenslotte toch die afspraken vastleggen) en onderstaande tips maak je een verslag dat helder geschreven is, de opdrachtgever vertrouwen geeft, duidelijke acties en voortgang weergeeft en bovendien helpt om kansen en vervolgopdrachten vast te leggen.

7 concrete tips om van je gespreksverslag een krachtig commercieel instrument te maken:

1. Een goed verslag begint met een goede voorbereiding.
Bereid je voor: als je weet wat je tijdens de bijeenkomst wilt bereiken dan weet je ook wat je wilt vastleggen. Mocht er discussie ontstaan of het gesprek een andere wending nemen dan is dat niet erg. Je maakt rustig aantekeningen en bepaalt later wat nou werkelijk relevant bleek. Een agenda die je vooraf afstemt met de opdrachtgever helpt natuurlijk om vanuit hetzelfde vertrekpunt de bespreking in te gaan. Doe je de bespreking samen met collega’s, spreek dan van te voren af wie de aantekeningen maakt en dus het verslag.

2.  Maak geen uitgebreide notulen, beperk je tot de grote lijn. 
Ook al duurt een gesprek lang, worden er veel ideeën gelanceerd of heftige discussies gevoerd: het gaat om het resultaat. Maak uitgebreid aantekeningen maar leg uiteindelijk in het verslag alleen vast wat bijdraagt aan het doel en de uitkomst van de bespreking. Laat discussies die gevoerd zijn of praktijkvoorbeelden achterwege. Ook is het oninteressant wie nou precies wat gezegd heeft, het gaat om wat je als groep aanwezigen met elkaar bereikt: de voortgang dus.

3. Wees objectief en zeker ook positief. 
Leg geen uitspraken vast die sterk geladen zijn, zoals: “De opdrachtgever keurt het voorstel af”. Veel beter is: “ Wij passen het voorstel aan op de volgende onderdelen:”. Hierbij is de achterliggende gedachte dat je niet met zekerheid weet wie het verslag leest en op welk moment. Mensen die niet bij de bijeenkomst aanwezig waren, kennen de context niet en kunnen verkeerde conclusies trekken of nadelige beslissingen nemen. Beschrijf dus geen problemen zonder ook de oplossing(srichting) te noemen. Daarmee laat je zien dat je onder alle omstandigheden controle op het proces houdt. 

4.  Focus op de voortgang: sluit elk onderwerp af met een actiepunt.
Wees er als ‘verslaglegger’ alert op dat bij elk onderwerp een conclusie hoort en bij voorkeur ook een actiepunt. Anders wordt er vergaderd om te vergaderen en dat kan niet de bedoeling zijn. Je wilt door, voortgang dus!! Ook als jij niet verantwoordelijk bent voor het verloop van de vergadering, kun je wel vanuit je rol als verslaglegger bijsturen. Bijvoorbeeld door te vragen: “wat kan ik bij dit onderwerp als conclusie opschrijven?” Zorg ervoor dat de afspraak duidelijk wordt vastgelegd: voorzien van een eigenaar en deadline.  Bedenk daarbij dat hoe meer actiepunten je bij jezelf houdt, hoe makkelijker het is om controle te houden en initiatieven te nemen. Aan de andere kant: wil je maximale betrokkenheid van je gesprekspartners, dan is het verstandig om de actiepunten te verdelen. Net waar de situatie om vraagt dus.

5.  Neem een optie ‘kopie aan’ op in de aanwezigheidslijst. 
Begin je verslag met een aanwezigheidslijst van de deelnemers: check de correcte spelling van de namen en zorg dat je alle contactgegevens hebt. Vraag ook welke andere collega’s/meelezers bij de opdrachtgever een kopie van het verslag willen ontvangen. Het is een kans om in contact te komen met de leidinggevenden van jouw gesprekspartners. Bijvoorbeeld door ze in een persoonlijk mailtje met een korte toelichting het verslag toe te sturen. Daarmee maak je jezelf breder bekend binnen de organisatie van je opdrachtgever. En kun je meer mensen laten zien hoe effectief jij adviseert, communiceert of een project begeleidt.

6. Wees alert op verkoopsignalen en leg ze vast in het verslag.
Het zijn vaak terloopse uitspraken van de opdrachtgever als “daar lopen we wel vaker tegen aan”, “daar moeten we volgende maand wel iets mee” of “daar is een collega van mij mee bezig’. Ze gaan dan ook vaak verloren in het gesprek. Maar als je alert bent op deze spontane signalen en ze vastlegt in het verslag, dan je kan ze later gebruiken als kapstok voor een nieuwe opdracht. Bijvoorbeeld door te vragen of je een vrijblijvend een voorstel mag doen of de betreffende collega mag benaderen.

7. Tot slot: het nut van de begeleidende email.
Stuur het verslag per mail naar de opdrachtgever en vraag in het begeleidende schrijven om feedback. Eventuele onduidelijke afspraken of verschillende interpretaties worden hierdoor als nog helder. Dat voorkomt onnodig tijdverlies of andere problemen tijdens uitvoering! Het is bovendien een kans om wat in het gesprek niet gelukt is alsnog in de mail toe te voegen. Bijvoorbeeld dat aanbod voor een vrijblijvend voorstel of de vraag om een introductie bij een andere afdeling.

Het is leuker als je ziet dat het werkt!
Probeer de tips eens toe te passen bij een volgend verslag dat je moet schrijven, je zult zien dat het werkt! En als je begrijpt waarom het belangrijk is en wat je ermee bereikt, is het ook leuker om te doen. Volgende keer de taaltechnische kant: hoe schrijf je dan zo’n krachtig en helder verslag?