5 tips voor het redigeren van je eigen tekst

Lastig hè? Een heldere tekst opleveren die precies overbrengt wat je bedoelt. Redigeren van je eigen tekst is moeilijk en gaat verder dan het afleveren van een foutloos stuk. Als je doelgroep zich niet aangesproken voelt door jouw verhaal dan mis jij een kans om je boodschap effectief te communiceren. Dat is jammer, maar gelukkig ook niet nodig. Onderstaande tips en de checklist aan het eind van dit artikel helpen om je tekst overtuigender te maken.

1. Door hardop lezen ontdek je eventuele fouten eerder
Een foutloze tekst draagt bij aan je deskundigheid en succes. Als je de spellingchecker aanzet en het Groene Boekje raadpleegt, kom je al een eind. Lees daarna de tekst hardop na om te controleren op ontbrekende woorden en zinnen die wringen. Of beter nog: vraag aan iemand anders om de tekst voor te lezen. Een handig digitaal hulpje vind je op www.fluency.nl. Daar kun je alinea’s uit je tekst in kopiëren en vervolgens laten uitspreken.

Hier wordt duidelijk hoe de lezer een tekst scant. De rode gedeeltes worden het meest gelezen en vormen een soort F-patroon.

2. Help de lezer om snel te beslissen
Een duidelijk zichtbare structuur in de tekst geeft de lezer snel overzicht. Dat is nodig, want mensen kunnen zich steeds slechter concentreren op lange teksten. Ze beslissen dan ook snel of de informatie relevant voor hen is. Een aansprekende inleiding, kopregels die het voordeel duidelijk maken en gebruik van opsommingen helpen daarbij. In dit blog over optimaal leesbare tekst, ontdek je hoe je de aandacht van de lezer vasthoudt.

3. Controleer of je de argumenten voldoende bewijst
Om te overtuigen, moet je de juiste argumenten voor de doelgroep gebruiken. Dus jouw product of dienst vertalen naar het voordeel voor de lezer. Wat heeft hij eraan? En waarom is dat waar? Leg op een eerlijke manier uit wat het hem oplevert. De tekst op zich moet ook kloppen. Als je in je inleiding een vraag stelt, moet die verderop beantwoord worden en vanzelfsprekend dekken je kopregels de essentie van de onderliggende alinea.

4. Schrijf in korte zinnen, dan bereik je meer
Als je heldere taal gebruikt, kun je meer vertellen en bereik je ook meer lezers. Simpelweg omdat ze dan langer hun aandacht erbij houden. Schrijven met korte zinnen, in de actieve vorm, is de basis voor heldere taal. Net als het uitleggen van vaktermen en het omzetten van spreek- naar schrijftaal. Wil je daar meer over weten? Lees dan mijn eerdere blog met tips voor het schrijven van heldere tekst.

Redigeren is meer dan fouten corrigeren.

5. Wees streng voor jezelf en focus op de hoofdboodschap
Lastig maar noodzakelijk: inhoudelijk schrappen in je eigen tekst die je met veel toewijding hebt geschreven. Overbodige informatie zoals herhaling van argumenten of bijzaken streep je weg. Net als associaties die je kreeg tijdens het schrijven, maar die niet echt bijdragen aan het hoofdthema. Troost jezelf met de gedachte dat je dit misschien later in een andere tekst kunt gebruiken. Wees ook alert op dubbelingen in zinsverband, bijvoorbeeld: ‘in staat zijn een brief te kunnen schrijven’ of iets ‘hardop voorlezen’ of ‘de winkel is niet open, want we zijn vandaag gesloten’. Dat klinkt flauw, maar dergelijke constructies komen vaker voor dan je denkt.

Heel logisch eigenlijk, dat redigeren. En belangrijk, want mensen haken minder snel af als ze een goed geschreven tekst lezen.  Zo bereikt je boodschap een groter publiek. En wie wil dat nou niet?

Geen tijd, maar wel een foutloze overtuigende tekst?
Ik help je er graag mee! Laat het me even weten. 

Checklist voor een betere tekst

• Foutloos: correcte spelling en volledige zinnen
• Consequent: in aanspreekvorm en afzender
• Zichtbare structuur: inleiding, kopregels en opsommingen
• Overtuigend: gebruik de juiste argumenten en bewijslast
• Heldere taal: korte zinnen, actieve vorm, vaktermen uitleggen
• Kernachtig: schrappen van bijzaken en dubbelingen

De pitch: een verkooppraatje of overtuigend verhaal?

In 5 stappen schrijf je een onderscheidende tekst.

Bestaat er eigenlijk een goed Nederlands woord voor ‘pitch’, vroeg ik me af. Daar ben ik namelijk een groot voorstander van: gewoon in je moerstaal vertellen hoe het zit. Gelukkig bleek het woord Nederlands genoeg voor Het Groene Boekje en Van Dale en die laatste is scheutig met het aantal betekenissen. 

Een scherp en goed gemikte boodschap.
Naast allerlei associaties met sport en muziek, betekent ‘pitch’ ook een ‘slim verkoopverhaal’ of een ‘verkooppraatje’. Op de een of andere manier heeft dat een negatieve bijklank. Waarom eigenlijk? Want wat is er mis met een scherpe en goed gemikte boodschap waarin je jezelf, een product of dienst met veel enthousiasme neerzet bij de ontvanger? Dat heeft niets te maken met gladde verkooppraatjes, maar alles met een overtuigend verhaal over wat jou drijft en wat jij belangrijk vindt.

Letterlijk en figuurlijk 'een gooi naar iets doen'.

In 5 stappen schrijf je een overtuigende tekst voor een pitch.
Of je jouw pitch nou verpakt in een presentatie, speech of voorstel, het begint in alle gevallen met het schrijven van een korte en heldere tekst. Hoe directer hoe beter en voorzien van overtuigend bewijs. Maar bovenal recht uit je hart. Een goede pitchtekst heeft de volgende opbouw en elementen:

1.    Begin met het afstemmen van je publiek.
Als je mensen mee wilt nemen in je verhaal, moet je eerst alle neuzen dezelfde kant op zetten. Je lees- of luisterpubliek was met hele andere dingen bezig tot aan het moment dat jouw verhaal start. Een vervelende email of een lastig telefoontje, je doelgroep moet het hoofd even leegmaken. Neem dus de tijd voor een korte inleiding, herhaal de vraag of de probleemstelling en geef aan dat je blij bent met de kans om hier jouw visie op te geven.

2.       Een goede pitch geeft antwoord op de vraag.
Open deur? Zeker, maar controleer toch even of jouw verhaal beantwoordt aan alle wensen van de potentiële opdrachtgever. Dat is de basis. Hou het kort, maar wees compleet.

3.       Lever overtuigend bewijs.
Je bent waarschijnlijk niet de enige die gevraagd is om een voorstel in te dienen of een presentatie te houden. Je bent vast ook niet de enige die het kàn. Probeer je publiek daar dus ook niet van te overtuigen. Blijf dicht bij jezelf, vertel waarom je een goede oplossing hebt en waarom dat aannemelijk is. Referenties en ervaring zijn belangrijk, die leveren het bewijs dat je de opdracht aan kunt. Enthousiasme, toewijding en begrip voor de uitdaging van de opdrachtgever zijn minstens zo doorslaggevend.

4.       Vertel wat je werkelijk verkoopt.
Dit is echt wat anders dan aantonen dat jouw producten of diensten passen bij de wensen van de opdrachtgever. Hier komt jouw authenticiteit aan de orde. Wat maakt jou anders dan de ander? Het antwoord daarop vind je in het waarom je doet wat je doet. Je drijfveer, dat waar je blij van wordt. Verkoop je alleen een product, of ook een zorgeloos proces? Lever je goede teksten of wil je vooral het vakmanschap van de opdrachtgever overbrengen? Probeer dat onderscheidend vermogen onder woorden te brengen.

5.    Sluit af met iets verrassends.
De spreekwoordelijke kers op de taart. Een extra service element, een proefopdracht, een    alternatieve oplossing. Het maakt niet uit, als het maar iets is waar de potentiële opdrachtgever niet om gevraagd heeft en wat past binnen het kader van de opdracht. Iets dat drempelverlagend werkt of waarde toevoegt, vergroot de kans op succes.

Tot slot: elk verkooppraatje wordt een overtuigend verhaal als je iets eigens toevoegt en het echt meent. Succes!

Onze hersenen haken vaker af bij lange teksten.

Hoe je er voor zorgt dat jouw tekst toch gelezen wordt.

We kunnen ons steeds slechter concentreren op lange teksten. Dat komt omdat onze hersenen zich aanpassen aan het verwerken van de onwaarschijnlijk grote hoeveelheid (oppervlakkige) informatie die we via internet voorgeschoteld krijgen. Daardoor worden we ook selectiever en beslissen we eerder of informatie relevant voor ons is. Evolutie dus!

Nieuwe verbindingen tussen neuronen versnellen het proces van onze eigen dataverwerking.

Lezen van lange teksten kost meer moeite, dus zorg dat je overtuigend schrijft!

Weinig tijd om te overtuigen.
Een puntje van aandacht dus bij het aanbieden van langere teksten, zoals strategische notities, marketingplannen, rapporten of aanbestedingen. Onbewust en in een hele korte tijd bepalen onze hersenen of we een tekst interessant genoeg vinden om te lezen. In een oogopslag moet het onderwerp en de strekking van de tekst duidelijk zijn. Pas als we geprikkeld worden, besluiten we of het de moeite waard is om het hele verhaal te lezen. Best lastig, vooral als je veel te vertellen hebt.

Zorg dat je tekst scanbaar wordt.
Wat helpt is om de tekst scanbaar te maken, overzichtelijk en makkelijk te doorgronden. Bij webteksten begrijpen we al goed hoe dat moet. Bij de zogenaamde ‘long copy’ (lange tekst waarbij de nadruk ligt op het verstrekken van informatie) gaat het vaak fout. Begrijp me goed, ik hou van lange teksten en ik geloof ook in het nut ervan. Maar als je wilt dat het gelezen wordt, dan zal je toch extra je best moeten doen om de aandacht van de lezer te trekken én vast te houden. Een paar tips:

1.       Breng een logische structuur aan. 
Maak onderscheid tussen hoofd- en bijzaken en zet deze in een logische volgorde. Dit vormt de basis voor je hoofdstukindeling. Per hoofdstuk maak je korte alinea’s met, bij voorkeur, niet meer dan één onderwerp. Het aanbrengen van een nummering helpt ook bij het zichtbaar maken van de structuur, maar schiet daarbij niet door. Bij paragraaf 1.1.3.4.a raak je echt de weg kwijt.

2.       Schrijf kopteksten die samen het verhaal vertellen.
Als je de alleen de titels van de hoofdstukken en paragrafen achter elkaar leest, dan moeten die samen een logisch verhaal vertellen. Probeer het maar eens met dit artikel. Als ik het goed gedaan heb, dan begrijp je in ieder geval de hoofdlijn van het verhaal. Op basis hiervan bepaal je of het interessant genoeg is om het in zijn geheel te lezen. Ook de bijschriften bij afbeeldingen vallen op en moeten daarom tekst bevatten die wat toevoegt aan het onderwerp.

3.       Zorg voor een aantrekkelijke lay-out met accenten.
Je maakt het makkelijker om te lezen als de tekst voorzien is van een aantrekkelijke lay-out, waarin je accenten aanbrengt waar het oog naar toe getrokken wordt. Dat doe je bijvoorbeeld door gebruik te maken van:

• witregels
• tussenkopjes
• korte alinea's
• opsommingen
• vetgedrukte woorden
• afbeeldingen met een bijschrift

4.       Schrijf met een krachtige samenvatting en plaats die aan het begin
Een korte, krachtige samenvatting van maximaal een A4 is onmisbaar. Wees niet bang om die direct aan het begin van je rapport of notitie te plaatsen. Dat voelt raar en ondankbaar: is al dat werk dan voor niets geweest? Zeker niet, want als je de kern goed en overtuigend weet over te brengen, prikkel je de lezer om zich in de details te verdiepen. Samenvatten is een ‘vak’ op zich. Hoe je dat doet, laat ik graag een volgende keer zien.

Nog een laatste aanrader: Nicolas Carr weet alles over de evolutie van onze hersenen door internet en schreef enkele jaren geleden het boek ‘Het ondiepe’.

De afwezigheidsassistent.

Volgende week gaan we op vakantie. Maar anders dan andere jaren ben ik daar nog niet helemaal klaar voor. Ik heb geen reisgidsen gelezen, routeplanning bekeken en al helemaal niet bedacht wat ik mee wil nemen. Zou op vakantie gaan anders zijn als je freelance werkt, vroeg ik me af. Ben je er misschien minder hard aan toe, omdat je zelf bepaalt wanneer en hoeveel je werkt? Ik besloot eens uit te zoeken hoe dat voor anderen is, aan de hand van een aantal woorden die zowel met vakantie, als met het loslaten van je werk te maken hebben.

Wat zegt jouw afwezigheidsassistent? 
Kies je voor totale afwezigheid, of blijf je bereikbaar tijdens de vakantie? En hoe laat je de achterblijvers weten dat je tijdelijk niet of minder beschikbaar bent? Het internet wemelt van de voorbeeldteksten voor het invullen van je afwezigheidsassistent. Fantastisch woord trouwens, maar wel wat overdreven. Het doet me dromen over een persoonlijke assistent die tijdens mijn afwezigheid alle opdrachten efficiënt afhandelt, maar helaas blijft het bij het automatisch versturen van een melding via email over je tijdelijke afwezigheid. Wat daarvoor de meest geschikte tekst is? Goede voorbeelden vind je hier en hier.
Onthoud vooral dat het voor de ontvanger van je mail een enigszins teleurstellende boodschap is dat jij hem of haar niet direct kan helpen. Laat dus in je tekst merken dat je dat begrijpt en doe dat op een positieve manier. Bied een volwaardig alternatief (dus niet doorverwijzen naar een afdeling of receptie, maar naar een collega met een naam en telefoonnummer) en zeg toe dat je na je vakantie persoonlijk contact opneemt. Omdat ik het belangrijk vind om het contact met potentiële opdrachtgevers optimaal te houden, kies ik er voor om bereikbaar te blijven. Mijn bericht ziet er ongeveer als volgt uit:

<<Dank je wel voor je bericht. Ik ben op vakantie, maar controleer regelmatig mijn email. Wel kan het zijn dat ik tijdelijk minder goed bereikbaar ben. Mochten er dringende zaken zijn, stuur dan gerust even een sms-je. Een fijne dag nog en graag tot na 28 juli.>>

Even lekker niets doen, daar knap je niet altijd van op.

Pas je op voor vrijetijdsziekte?
Nog zo’n vakantiewoord: ik had er nooit van gehoord en gelukkig ook geen last van gehad. Het schijnt te maken te hebben met extreme vermoeidheid die tot uiting komt als je na een tijd lang hard werken ineens in de vakantiemodus zit. Als de afleiding van het werk opeens wegvalt, dan komt er ruimte voor andere signalen uit het lichaam. Volgens een artikel van de NOS is vrijetijdsziekte wel te voorkomen. Minder hard werken is het best, maar vaak lastig omdat je nog zoveel af moet ronden voor je vakantie. Dan maar minder koffie en alcohol drinken. Dat laatste haal je trouwens op vakantie wel weer in. Wat ook goed helpt, is om aan het begin van een vakantie te gaan sporten: je raakt dan het teveel aan adrenaline kwijt en wordt minder snel ziek.

Durf jij op digitale detoxvakantie?
Of kort gezegd: digivakantie. Nog geen officieel vakantiewoord, maar dat gaat er zeker van komen volgens de Taalbank. Je bent aan het digitaal ontgiften als je vakantie viert zonder mobiel, IPad of laptop. Een moedig voornemen, vooral als je met pubers op vakantie gaat. Maar eerlijk is eerlijk, ook ik controleer graag zo nu en dan hoe het is met het thuisfront en hou bij of er nog interessante opdrachten in de lucht hangen voor na de vakantie. Ik ben zeker geen workaholic, maar wel nieuwsgierig. Het heeft denk ik ook te maken met hoe je het ervaart. Zolang je het niet belastend vindt, dan is er niets aan de hand. Ik merk een verschil nu ik als freelancer werk: je doet het immers voor jezelf! Dat voelt echt anders.

Tot slot: gaan we nou ‘met’ of ‘op’ vakantie?
Tijdens mijn zoektocht naar vakantiewoorden, vroeg ik me dit op eens af. Voor de liefhebber heb ik uitgezocht hoe dat taalkundig zit. Volgens Onze Taal  was er vroeger een verschil in betekenis. Ging je ‘met’ vakantie dan had je vrij van je werk, maar bleef je thuis. ‘Op vakantie’ gaan betekende koffers pakken en naar een vakantiebestemming vertrekken. Toch wel een belangrijk verschil dus. Hilarisch vond ik een oud artikel in het NRC waarin gesteld wordt dat ‘op vakantie’ vooral gebruikt werd door katholieken, terwijl de ongelovigen ‘met vakantie’ gingen. Misschien hadden die het niet verdiend? Hoe dan ook, tegenwoordig mag het beide gebruikt worden en is er ook geen verschil in betekenis meer. Wel zo makkelijk, dan kun je dat in ieder geval niet fout doen. Wij gaan op vakantie. Tot over drie weken!

Heldere tekst? Hou het simpel!

Een goede leesbare tekst begint met helder taalgebruik. Dat geldt dus ook voor het gespreksverslag. Eerder schreef ik over wat een gespreksverslag nou eigenlijk bijdraagt aan je zakelijke successen, daar kun je hier meer over lezen. Ben je al overtuigd? Dan wordt het tijd voor deel twee: hoe schrijf ik zo’n helder en krachtig gespreksverslag? Onderstaand een aantal tips die als volgt zijn samen te vatten: hou het SIMPEL!! Dat geldt zowel voor de opbouw van je verslag, de zinsconstructies en het woordgebruik. Daar gaan we:

Heldere tekst!  (op een terras in Zwijndrecht)

Stap 1: Zet de structuur van je verslag op.
Deze bestaat uit de volgende onderdelen: inleiding (waarin je het doel van de bijeenkomst beschrijft) - de besproken onderwerpen (deze krijgen elk een eigen kopregel) - afsluiting (bij voorkeur in de vorm van een vervolgafspraak). Als er veel acties besproken zijn, is het handig om een aparte actielijst toe te voegen. Let op dat je per actiepunt een eigenaar en deadline vastlegt.

Stap 2: Voeg per kopje de relevante informatie toe.
In dit stadium gaat het vooral om het ‘verdelen’ van je aantekeningen. Welke informatie hoort bij welk onderwerp? Is dat daadwerkelijk relevant? Het helpt enorm als je tijdens het maken van je aantekeningen al structuur hebt aangebracht, bijvoorbeeld door in de kantlijn acties, opsommingstekens of verbanden aan te geven.

Stap 3: Maak de tekst leesbaar.
Hou het simpel: maak korte zinnen met een simpele grammaticale constructie. Een eenvoudige zinsopbouw ziet er als volgt uit: onderwerp-persoonsvorm-tijd-manier-plaats-overige werkwoorden. De Nederlandse taal is qua grammatica niet de makkelijkste en een uitgebreide verhandeling over de plaats van het lijdend voorwerp gaat hier te ver. Wil je er toch meer over weten dan vind je hier nuttige informatie. 

Gebruik daarnaast zo weinig mogelijk werkwoordsvormen in een zin. Dus niet: ‘het programma zal worden afgesloten’ maar ‘we sluiten het programma af’. Hoe minder woorden als ‘kunnen, willen, zullen, worden en zijn’ in het werkwoordelijk gezegde, hoe actiever je schrijfstijl is! En dat leest veel prettiger.

Stap 4: Controleer je woordgebruik. 
Ook hier geldt: hoe eenvoudiger hoe beter. Het gebruik van moeilijke of interessante woorden maakt de tekst vaak onleesbaar. Gebruik dus ook geen vaktermen, tenzij je zeker weet dat de lezer precies weet wat je bedoelt. Een echte vakman is in staat om het betreffende onderwerp in begrijpelijke taal aan anderen uit te leggen.

Wees alert op uitdrukkingen die populair zijn in spreektaal maar die in een tekst vreemd overkomen. Zo kwam ik tijdens het redigeren de volgende zinnen tegen: ‘deze computer heeft een snelle processor aan boord’ en ‘de gebruiker dient zich eerst in te lezen’ of ‘de omzet zit in de lift’. Je begrijpt hier wel wat er wordt bedoeld, maar het klopt niet en soms is het zelfs lachwekkend. Japke-d Bouma heeft op Twitter een wekelijks item over dit soort #jeukwoorden.

Controleer ook of je schrijfstijl niet onnodig formeel is. Dat wordt vaak versterkt door het gebruik van ouderwetse woorden zoals ‘bewerkstellingen’ (er voor zorgen) of ‘trachten’ (proberen). Een lijst met suggesties voor vervangende begrijpelijke woorden vind je hier.

Voor vragen op woordniveau vind ik http://www.onzetaal.nl/taaladvies een handige site. Je vindt er duidelijke voorbeelden over bijvoorbeeld de schrijfwijze van getallen en de schrijfwijze van Engelse woorden zoals liken – ik heb je bericht geliket en taggen – tagde – getagd.

Stap 5: Kies de juiste toon
De toonzetting van je verslag is natuurlijk afhankelijk van de lezer (doelgroep). Als het om een zakelijk gespreksverslag gaat, zoek dan naar een goede balans tussen zelfverzekerdheid en servicegericht zijn. Maak duidelijk dat je de wensen van de opdrachtgever begrijpt en wees tegelijkertijd overtuigd van de mogelijkheden die jij (en jouw collega’s) te bieden hebben. Niet teveel voorzichtige woorden gebruiken als ‘misschien’, ‘eventueel’ of ‘waarschijnlijk’. Laat niet merken als je zelf nog twijfels hebt, tenslotte schrijf je vaak uit naam van het bedrijf en als team kan je meer dan in je eentje! Daarnaast geldt dat als je een actieve schrijfstijl gebruikt (zie punt 3) je eigenlijk automatisch een zelfverzekerde indruk maakt.

Stap 6: Lees je tekst hardop na. Door hardop voor te lezen hoor je het ritme van de tekst en kan je bepalen of de tekst lekker ‘loopt’. Bovendien merk je gelijk of er nog woorden ontbreken of juist dubbel staan en waar bijvoorbeeld een leesteken nodig is. Nog een laatste tip: laat het verslag nalezen door een collega of iemand anders die niet bij het gesprek aanwezig is geweest. Het is makkelijker om een fout in de tekst van een ander te zien dan in die van jezelf. Bovendien heb je gelijk een controle op de begrijpelijkheid van de tekst.

Veel succes! En als je nog aanvullende tips hebt voor het schrijven van een helder gespreksverslag, dan hoor ik die graag. 

Mag het ietsje meer zijn?

Vorige week gaf ik een training ‘commercieel schrijven’ aan accountmanagers. Centraal in deze training stond het vastleggen van klantgesprekken. Niet direct het favoriete onderwerp van iedere accountmanager, adviseur of projectmanager.

Zonder veel moeite verkoopt ook de kaasboer je ietsje meer.

De meeste commerciële mensen kunnen overtuigend presenteren tijdens bijeenkomsten met hun opdrachtgevers. Maar het vastleggen van de besprekingen is een ander verhaal. Veel van het enthousiasme en de verkoopkracht raakt verloren als de uitkomst en afspraken ‘op papier’ gezet worden. Wat overblijft is dan een opsomming van de gespreksonderwerpen en eventueel een actielijst. Zonde!! Want net zo makkelijk als de kaasboer jou een onsje meer verkoopt, maak jij van een verslag een krachtig commercieel instrument.

Wat je schrijft dat blijft.
En daarom moet een gespreksverslag minstens zo goed zijn als de bespreking zelf. Maak er iets méér van, want overtuigend adviseren of verkopen kun je voortzetten in je verslag. Met iets meer moeite (je moet tenslotte toch die afspraken vastleggen) en onderstaande tips maak je een verslag dat helder geschreven is, de opdrachtgever vertrouwen geeft, duidelijke acties en voortgang weergeeft en bovendien helpt om kansen en vervolgopdrachten vast te leggen.

7 concrete tips om van je gespreksverslag een krachtig commercieel instrument te maken:

1. Een goed verslag begint met een goede voorbereiding.
Bereid je voor: als je weet wat je tijdens de bijeenkomst wilt bereiken dan weet je ook wat je wilt vastleggen. Mocht er discussie ontstaan of het gesprek een andere wending nemen dan is dat niet erg. Je maakt rustig aantekeningen en bepaalt later wat nou werkelijk relevant bleek. Een agenda die je vooraf afstemt met de opdrachtgever helpt natuurlijk om vanuit hetzelfde vertrekpunt de bespreking in te gaan. Doe je de bespreking samen met collega’s, spreek dan van te voren af wie de aantekeningen maakt en dus het verslag.

2.  Maak geen uitgebreide notulen, beperk je tot de grote lijn. 
Ook al duurt een gesprek lang, worden er veel ideeën gelanceerd of heftige discussies gevoerd: het gaat om het resultaat. Maak uitgebreid aantekeningen maar leg uiteindelijk in het verslag alleen vast wat bijdraagt aan het doel en de uitkomst van de bespreking. Laat discussies die gevoerd zijn of praktijkvoorbeelden achterwege. Ook is het oninteressant wie nou precies wat gezegd heeft, het gaat om wat je als groep aanwezigen met elkaar bereikt: de voortgang dus.

3. Wees objectief en zeker ook positief. 
Leg geen uitspraken vast die sterk geladen zijn, zoals: “De opdrachtgever keurt het voorstel af”. Veel beter is: “ Wij passen het voorstel aan op de volgende onderdelen:”. Hierbij is de achterliggende gedachte dat je niet met zekerheid weet wie het verslag leest en op welk moment. Mensen die niet bij de bijeenkomst aanwezig waren, kennen de context niet en kunnen verkeerde conclusies trekken of nadelige beslissingen nemen. Beschrijf dus geen problemen zonder ook de oplossing(srichting) te noemen. Daarmee laat je zien dat je onder alle omstandigheden controle op het proces houdt. 

4.  Focus op de voortgang: sluit elk onderwerp af met een actiepunt.
Wees er als ‘verslaglegger’ alert op dat bij elk onderwerp een conclusie hoort en bij voorkeur ook een actiepunt. Anders wordt er vergaderd om te vergaderen en dat kan niet de bedoeling zijn. Je wilt door, voortgang dus!! Ook als jij niet verantwoordelijk bent voor het verloop van de vergadering, kun je wel vanuit je rol als verslaglegger bijsturen. Bijvoorbeeld door te vragen: “wat kan ik bij dit onderwerp als conclusie opschrijven?” Zorg ervoor dat de afspraak duidelijk wordt vastgelegd: voorzien van een eigenaar en deadline.  Bedenk daarbij dat hoe meer actiepunten je bij jezelf houdt, hoe makkelijker het is om controle te houden en initiatieven te nemen. Aan de andere kant: wil je maximale betrokkenheid van je gesprekspartners, dan is het verstandig om de actiepunten te verdelen. Net waar de situatie om vraagt dus.

5.  Neem een optie ‘kopie aan’ op in de aanwezigheidslijst. 
Begin je verslag met een aanwezigheidslijst van de deelnemers: check de correcte spelling van de namen en zorg dat je alle contactgegevens hebt. Vraag ook welke andere collega’s/meelezers bij de opdrachtgever een kopie van het verslag willen ontvangen. Het is een kans om in contact te komen met de leidinggevenden van jouw gesprekspartners. Bijvoorbeeld door ze in een persoonlijk mailtje met een korte toelichting het verslag toe te sturen. Daarmee maak je jezelf breder bekend binnen de organisatie van je opdrachtgever. En kun je meer mensen laten zien hoe effectief jij adviseert, communiceert of een project begeleidt.

6. Wees alert op verkoopsignalen en leg ze vast in het verslag.
Het zijn vaak terloopse uitspraken van de opdrachtgever als “daar lopen we wel vaker tegen aan”, “daar moeten we volgende maand wel iets mee” of “daar is een collega van mij mee bezig’. Ze gaan dan ook vaak verloren in het gesprek. Maar als je alert bent op deze spontane signalen en ze vastlegt in het verslag, dan je kan ze later gebruiken als kapstok voor een nieuwe opdracht. Bijvoorbeeld door te vragen of je een vrijblijvend een voorstel mag doen of de betreffende collega mag benaderen.

7. Tot slot: het nut van de begeleidende email.
Stuur het verslag per mail naar de opdrachtgever en vraag in het begeleidende schrijven om feedback. Eventuele onduidelijke afspraken of verschillende interpretaties worden hierdoor als nog helder. Dat voorkomt onnodig tijdverlies of andere problemen tijdens uitvoering! Het is bovendien een kans om wat in het gesprek niet gelukt is alsnog in de mail toe te voegen. Bijvoorbeeld dat aanbod voor een vrijblijvend voorstel of de vraag om een introductie bij een andere afdeling.

Het is leuker als je ziet dat het werkt!
Probeer de tips eens toe te passen bij een volgend verslag dat je moet schrijven, je zult zien dat het werkt! En als je begrijpt waarom het belangrijk is en wat je ermee bereikt, is het ook leuker om te doen. Volgende keer de taaltechnische kant: hoe schrijf je dan zo’n krachtig en helder verslag?