5 tips voor het redigeren van je eigen tekst

Lastig hè? Een heldere tekst opleveren die precies overbrengt wat je bedoelt. Redigeren van je eigen tekst is moeilijk en gaat verder dan het afleveren van een foutloos stuk. Als je doelgroep zich niet aangesproken voelt door jouw verhaal dan mis jij een kans om je boodschap effectief te communiceren. Dat is jammer, maar gelukkig ook niet nodig. Onderstaande tips en de checklist aan het eind van dit artikel helpen om je tekst overtuigender te maken.

1. Door hardop lezen ontdek je eventuele fouten eerder
Een foutloze tekst draagt bij aan je deskundigheid en succes. Als je de spellingchecker aanzet en het Groene Boekje raadpleegt, kom je al een eind. Lees daarna de tekst hardop na om te controleren op ontbrekende woorden en zinnen die wringen. Of beter nog: vraag aan iemand anders om de tekst voor te lezen. Een handig digitaal hulpje vind je op www.fluency.nl. Daar kun je alinea’s uit je tekst in kopiëren en vervolgens laten uitspreken.

Hier wordt duidelijk hoe de lezer een tekst scant. De rode gedeeltes worden het meest gelezen en vormen een soort F-patroon.

2. Help de lezer om snel te beslissen
Een duidelijk zichtbare structuur in de tekst geeft de lezer snel overzicht. Dat is nodig, want mensen kunnen zich steeds slechter concentreren op lange teksten. Ze beslissen dan ook snel of de informatie relevant voor hen is. Een aansprekende inleiding, kopregels die het voordeel duidelijk maken en gebruik van opsommingen helpen daarbij. In dit blog over optimaal leesbare tekst, ontdek je hoe je de aandacht van de lezer vasthoudt.

3. Controleer of je de argumenten voldoende bewijst
Om te overtuigen, moet je de juiste argumenten voor de doelgroep gebruiken. Dus jouw product of dienst vertalen naar het voordeel voor de lezer. Wat heeft hij eraan? En waarom is dat waar? Leg op een eerlijke manier uit wat het hem oplevert. De tekst op zich moet ook kloppen. Als je in je inleiding een vraag stelt, moet die verderop beantwoord worden en vanzelfsprekend dekken je kopregels de essentie van de onderliggende alinea.

4. Schrijf in korte zinnen, dan bereik je meer
Als je heldere taal gebruikt, kun je meer vertellen en bereik je ook meer lezers. Simpelweg omdat ze dan langer hun aandacht erbij houden. Schrijven met korte zinnen, in de actieve vorm, is de basis voor heldere taal. Net als het uitleggen van vaktermen en het omzetten van spreek- naar schrijftaal. Wil je daar meer over weten? Lees dan mijn eerdere blog met tips voor het schrijven van heldere tekst.

Redigeren is meer dan fouten corrigeren.

5. Wees streng voor jezelf en focus op de hoofdboodschap
Lastig maar noodzakelijk: inhoudelijk schrappen in je eigen tekst die je met veel toewijding hebt geschreven. Overbodige informatie zoals herhaling van argumenten of bijzaken streep je weg. Net als associaties die je kreeg tijdens het schrijven, maar die niet echt bijdragen aan het hoofdthema. Troost jezelf met de gedachte dat je dit misschien later in een andere tekst kunt gebruiken. Wees ook alert op dubbelingen in zinsverband, bijvoorbeeld: ‘in staat zijn een brief te kunnen schrijven’ of iets ‘hardop voorlezen’ of ‘de winkel is niet open, want we zijn vandaag gesloten’. Dat klinkt flauw, maar dergelijke constructies komen vaker voor dan je denkt.

Heel logisch eigenlijk, dat redigeren. En belangrijk, want mensen haken minder snel af als ze een goed geschreven tekst lezen.  Zo bereikt je boodschap een groter publiek. En wie wil dat nou niet?

Geen tijd, maar wel een foutloze overtuigende tekst?
Ik help je er graag mee! Laat het me even weten. 

Checklist voor een betere tekst

• Foutloos: correcte spelling en volledige zinnen
• Consequent: in aanspreekvorm en afzender
• Zichtbare structuur: inleiding, kopregels en opsommingen
• Overtuigend: gebruik de juiste argumenten en bewijslast
• Heldere taal: korte zinnen, actieve vorm, vaktermen uitleggen
• Kernachtig: schrappen van bijzaken en dubbelingen

Heldere tekst? Hou het simpel!

Een goede leesbare tekst begint met helder taalgebruik. Dat geldt dus ook voor het gespreksverslag. Eerder schreef ik over wat een gespreksverslag nou eigenlijk bijdraagt aan je zakelijke successen, daar kun je hier meer over lezen. Ben je al overtuigd? Dan wordt het tijd voor deel twee: hoe schrijf ik zo’n helder en krachtig gespreksverslag? Onderstaand een aantal tips die als volgt zijn samen te vatten: hou het SIMPEL!! Dat geldt zowel voor de opbouw van je verslag, de zinsconstructies en het woordgebruik. Daar gaan we:

Heldere tekst!  (op een terras in Zwijndrecht)

Stap 1: Zet de structuur van je verslag op.
Deze bestaat uit de volgende onderdelen: inleiding (waarin je het doel van de bijeenkomst beschrijft) - de besproken onderwerpen (deze krijgen elk een eigen kopregel) - afsluiting (bij voorkeur in de vorm van een vervolgafspraak). Als er veel acties besproken zijn, is het handig om een aparte actielijst toe te voegen. Let op dat je per actiepunt een eigenaar en deadline vastlegt.

Stap 2: Voeg per kopje de relevante informatie toe.
In dit stadium gaat het vooral om het ‘verdelen’ van je aantekeningen. Welke informatie hoort bij welk onderwerp? Is dat daadwerkelijk relevant? Het helpt enorm als je tijdens het maken van je aantekeningen al structuur hebt aangebracht, bijvoorbeeld door in de kantlijn acties, opsommingstekens of verbanden aan te geven.

Stap 3: Maak de tekst leesbaar.
Hou het simpel: maak korte zinnen met een simpele grammaticale constructie. Een eenvoudige zinsopbouw ziet er als volgt uit: onderwerp-persoonsvorm-tijd-manier-plaats-overige werkwoorden. De Nederlandse taal is qua grammatica niet de makkelijkste en een uitgebreide verhandeling over de plaats van het lijdend voorwerp gaat hier te ver. Wil je er toch meer over weten dan vind je hier nuttige informatie. 

Gebruik daarnaast zo weinig mogelijk werkwoordsvormen in een zin. Dus niet: ‘het programma zal worden afgesloten’ maar ‘we sluiten het programma af’. Hoe minder woorden als ‘kunnen, willen, zullen, worden en zijn’ in het werkwoordelijk gezegde, hoe actiever je schrijfstijl is! En dat leest veel prettiger.

Stap 4: Controleer je woordgebruik. 
Ook hier geldt: hoe eenvoudiger hoe beter. Het gebruik van moeilijke of interessante woorden maakt de tekst vaak onleesbaar. Gebruik dus ook geen vaktermen, tenzij je zeker weet dat de lezer precies weet wat je bedoelt. Een echte vakman is in staat om het betreffende onderwerp in begrijpelijke taal aan anderen uit te leggen.

Wees alert op uitdrukkingen die populair zijn in spreektaal maar die in een tekst vreemd overkomen. Zo kwam ik tijdens het redigeren de volgende zinnen tegen: ‘deze computer heeft een snelle processor aan boord’ en ‘de gebruiker dient zich eerst in te lezen’ of ‘de omzet zit in de lift’. Je begrijpt hier wel wat er wordt bedoeld, maar het klopt niet en soms is het zelfs lachwekkend. Japke-d Bouma heeft op Twitter een wekelijks item over dit soort #jeukwoorden.

Controleer ook of je schrijfstijl niet onnodig formeel is. Dat wordt vaak versterkt door het gebruik van ouderwetse woorden zoals ‘bewerkstellingen’ (er voor zorgen) of ‘trachten’ (proberen). Een lijst met suggesties voor vervangende begrijpelijke woorden vind je hier.

Voor vragen op woordniveau vind ik http://www.onzetaal.nl/taaladvies een handige site. Je vindt er duidelijke voorbeelden over bijvoorbeeld de schrijfwijze van getallen en de schrijfwijze van Engelse woorden zoals liken – ik heb je bericht geliket en taggen – tagde – getagd.

Stap 5: Kies de juiste toon
De toonzetting van je verslag is natuurlijk afhankelijk van de lezer (doelgroep). Als het om een zakelijk gespreksverslag gaat, zoek dan naar een goede balans tussen zelfverzekerdheid en servicegericht zijn. Maak duidelijk dat je de wensen van de opdrachtgever begrijpt en wees tegelijkertijd overtuigd van de mogelijkheden die jij (en jouw collega’s) te bieden hebben. Niet teveel voorzichtige woorden gebruiken als ‘misschien’, ‘eventueel’ of ‘waarschijnlijk’. Laat niet merken als je zelf nog twijfels hebt, tenslotte schrijf je vaak uit naam van het bedrijf en als team kan je meer dan in je eentje! Daarnaast geldt dat als je een actieve schrijfstijl gebruikt (zie punt 3) je eigenlijk automatisch een zelfverzekerde indruk maakt.

Stap 6: Lees je tekst hardop na. Door hardop voor te lezen hoor je het ritme van de tekst en kan je bepalen of de tekst lekker ‘loopt’. Bovendien merk je gelijk of er nog woorden ontbreken of juist dubbel staan en waar bijvoorbeeld een leesteken nodig is. Nog een laatste tip: laat het verslag nalezen door een collega of iemand anders die niet bij het gesprek aanwezig is geweest. Het is makkelijker om een fout in de tekst van een ander te zien dan in die van jezelf. Bovendien heb je gelijk een controle op de begrijpelijkheid van de tekst.

Veel succes! En als je nog aanvullende tips hebt voor het schrijven van een helder gespreksverslag, dan hoor ik die graag.