Heldere tekst? Hou het simpel!

Een goede leesbare tekst begint met helder taalgebruik. Dat geldt dus ook voor het gespreksverslag. Eerder schreef ik over wat een gespreksverslag nou eigenlijk bijdraagt aan je zakelijke successen, daar kun je hier meer over lezen. Ben je al overtuigd? Dan wordt het tijd voor deel twee: hoe schrijf ik zo’n helder en krachtig gespreksverslag? Onderstaand een aantal tips die als volgt zijn samen te vatten: hou het SIMPEL!! Dat geldt zowel voor de opbouw van je verslag, de zinsconstructies en het woordgebruik. Daar gaan we:

Heldere tekst!  (op een terras in Zwijndrecht)

Stap 1: Zet de structuur van je verslag op.
Deze bestaat uit de volgende onderdelen: inleiding (waarin je het doel van de bijeenkomst beschrijft) - de besproken onderwerpen (deze krijgen elk een eigen kopregel) - afsluiting (bij voorkeur in de vorm van een vervolgafspraak). Als er veel acties besproken zijn, is het handig om een aparte actielijst toe te voegen. Let op dat je per actiepunt een eigenaar en deadline vastlegt.

Stap 2: Voeg per kopje de relevante informatie toe.
In dit stadium gaat het vooral om het ‘verdelen’ van je aantekeningen. Welke informatie hoort bij welk onderwerp? Is dat daadwerkelijk relevant? Het helpt enorm als je tijdens het maken van je aantekeningen al structuur hebt aangebracht, bijvoorbeeld door in de kantlijn acties, opsommingstekens of verbanden aan te geven.

Stap 3: Maak de tekst leesbaar.
Hou het simpel: maak korte zinnen met een simpele grammaticale constructie. Een eenvoudige zinsopbouw ziet er als volgt uit: onderwerp-persoonsvorm-tijd-manier-plaats-overige werkwoorden. De Nederlandse taal is qua grammatica niet de makkelijkste en een uitgebreide verhandeling over de plaats van het lijdend voorwerp gaat hier te ver. Wil je er toch meer over weten dan vind je hier nuttige informatie. 

Gebruik daarnaast zo weinig mogelijk werkwoordsvormen in een zin. Dus niet: ‘het programma zal worden afgesloten’ maar ‘we sluiten het programma af’. Hoe minder woorden als ‘kunnen, willen, zullen, worden en zijn’ in het werkwoordelijk gezegde, hoe actiever je schrijfstijl is! En dat leest veel prettiger.

Stap 4: Controleer je woordgebruik. 
Ook hier geldt: hoe eenvoudiger hoe beter. Het gebruik van moeilijke of interessante woorden maakt de tekst vaak onleesbaar. Gebruik dus ook geen vaktermen, tenzij je zeker weet dat de lezer precies weet wat je bedoelt. Een echte vakman is in staat om het betreffende onderwerp in begrijpelijke taal aan anderen uit te leggen.

Wees alert op uitdrukkingen die populair zijn in spreektaal maar die in een tekst vreemd overkomen. Zo kwam ik tijdens het redigeren de volgende zinnen tegen: ‘deze computer heeft een snelle processor aan boord’ en ‘de gebruiker dient zich eerst in te lezen’ of ‘de omzet zit in de lift’. Je begrijpt hier wel wat er wordt bedoeld, maar het klopt niet en soms is het zelfs lachwekkend. Japke-d Bouma heeft op Twitter een wekelijks item over dit soort #jeukwoorden.

Controleer ook of je schrijfstijl niet onnodig formeel is. Dat wordt vaak versterkt door het gebruik van ouderwetse woorden zoals ‘bewerkstellingen’ (er voor zorgen) of ‘trachten’ (proberen). Een lijst met suggesties voor vervangende begrijpelijke woorden vind je hier.

Voor vragen op woordniveau vind ik http://www.onzetaal.nl/taaladvies een handige site. Je vindt er duidelijke voorbeelden over bijvoorbeeld de schrijfwijze van getallen en de schrijfwijze van Engelse woorden zoals liken – ik heb je bericht geliket en taggen – tagde – getagd.

Stap 5: Kies de juiste toon
De toonzetting van je verslag is natuurlijk afhankelijk van de lezer (doelgroep). Als het om een zakelijk gespreksverslag gaat, zoek dan naar een goede balans tussen zelfverzekerdheid en servicegericht zijn. Maak duidelijk dat je de wensen van de opdrachtgever begrijpt en wees tegelijkertijd overtuigd van de mogelijkheden die jij (en jouw collega’s) te bieden hebben. Niet teveel voorzichtige woorden gebruiken als ‘misschien’, ‘eventueel’ of ‘waarschijnlijk’. Laat niet merken als je zelf nog twijfels hebt, tenslotte schrijf je vaak uit naam van het bedrijf en als team kan je meer dan in je eentje! Daarnaast geldt dat als je een actieve schrijfstijl gebruikt (zie punt 3) je eigenlijk automatisch een zelfverzekerde indruk maakt.

Stap 6: Lees je tekst hardop na. Door hardop voor te lezen hoor je het ritme van de tekst en kan je bepalen of de tekst lekker ‘loopt’. Bovendien merk je gelijk of er nog woorden ontbreken of juist dubbel staan en waar bijvoorbeeld een leesteken nodig is. Nog een laatste tip: laat het verslag nalezen door een collega of iemand anders die niet bij het gesprek aanwezig is geweest. Het is makkelijker om een fout in de tekst van een ander te zien dan in die van jezelf. Bovendien heb je gelijk een controle op de begrijpelijkheid van de tekst.

Veel succes! En als je nog aanvullende tips hebt voor het schrijven van een helder gespreksverslag, dan hoor ik die graag.